Der papierlose Haushalt / das papierlose Büro

Naja, soweit sind wir dann doch noch nicht ganz. Aber ich möchte doch mal berichten, was sich in Sachen “Papierloser Haushalt” getan hat. Im Mai 2014 habe ich mal wieder (es gab schon ein paar Anläufe in der Vergangenheit) versucht, den ganzen Papierkram hier zuhause, der sich über die Jahre so angesammelt und viele Meter Regalplatz mit Ordnern verschwendet, irgendwie wegzubekommen. Wenn ich die letzten Monate so zurückblicke, war dieser Versuch doch recht erfolgreich.

Die Versuche zuvor sind eigentlich immer an der gleichen Sache gescheitert: Der Aufwand alle Dokumente einzuscannen war einfach zu hoch. Ich hatte damals einen normalen Flachbettscanner (hier: der kombinierte Drucker / Scanner Canon Pixma MG8150) genutzt. Jedes Blatt einzeln einlegen, scannen, umdrehen, noch mal scannen und dann mit dem nächsten Blatt weitermachen. Das funktioniert einfach nicht. Dafür fällt in der Woche einfach zu viel Papierkram an.

Im Mai letzten Jahres habe ich mich dann dazu durchgerungen doch ein wenig Geld in die Hand zu nehmen und mir den Fujitsu ScanSnap iX500 Scanner zugelegt.

Und damit wurde dann alles anders. Zum Einen, war ich nun gezwungen das wirklich mal durchzuziehen (weil sonst wäre die Investition für die Katz gewesen) und zum Anderen macht das Scannen mit diesem Teil wirklich Spaß. Man kann ihm bis zu 50 Blätter DIN A4 reinlegen, er scannt alles problemlos und rasend schnell, auch doppelseitig. Für kleinere (z.B. Quittungen) oder gewellte oder dünne Objekte etc. gibt es eine Trägerfolie, in die man das Objekt reinlegt und dann damit durchschiebt. Bisher hat er noch so gut wie alles gefressen, was ich ihm reingelegt habe.

Der Scanner ist über WLAN mit meinem PC verbunden; außer einem Stromkabel ist also kein Anschluss nötig.

Auf dem PC werkelt die mitgelieferte ScanSnap-Software. Es reicht zum Scannen die Dokumente einzulegen und einfach die Scan-Taste am Gerät zu drücken. Automatisch werden alle Seiten gescannt und per Schrifterkennung gleich in durchsuchbare PDFs umgewandelt und auf der Platte abgelegt.

Ich habe in der Software verschiedene Profile definiert, z.B. für ein- und doppelseitige Dokumente (bei sehr dünnem Papier erkennt der Scanner manchmal nicht, dass die Rückseite nicht bedruckt ist und scannt beide Seiten ein) oder für eine eigene PDF-Datei pro Seite und das ganze noch für Dokumente von meiner Freundin, weil die in einem anderen Ordner gespeichert werden sollen. Das sind so die Profile, die ich regelmäßig verwende. Es gibt noch andere, die ich definiert habe, wie z.B. Einscannen von Fotos, das Scannen von Seiten mit höchster Auflösung (für Seiten mit sehr kleiner Schrift wie Vertragsbedingungen o.ä.), aber die nutze ich nur selten.

Das Einscannen ist natürlich nur die halbe Miete. Die Dokumente müssen ja irgendwo hin. Zuerst habe ich damit experimentiert, einfach nur eine Ordnerstruktur im Windows-Explorer anzulegen und die Dokumente über den Dateinamen auffindbar zu machen. Aber irgendwie fand ich das Handling nicht so toll und auch nicht flexibel genug. Ich habe mir dann verschiedene Programme angesehen, wie z.B. ELOoffice . Die waren aber entweder zu teuer oder zu kompliziert oder beides.

Ich bin dann am Ende bei Office-n-PDF hängengeblieben welches für mich einen guten Kompromiss zwischen Preis und Leistung darstellt und nicht zu überfrachtet mit Funktionen ist. Ausserdem kann man recht einfach alle gescannten Dokumente wieder incl. Ordnerstrukturen als PDF exportieren (wichtig, wenn man später mal auf eine nicht-Windows-Plattform umsteigen will oder die Firma mal nicht mehr existiert). Die Software lässt es auch zu, die Original-Dokumente mit abzuspeichern (also nicht nur die PDF-Version). Diese kann man dann auch später wieder bearbeiten und als neue Version speichern usw. (dies allerdings nur für MS-Office-Dokumente, leider nicht mit OpenOffice).

Hier nun mal der typische Ablauf, wie mit den Dokumenten in unserem Haushalt umgegangen wird:

• Alles was per Post die Woche über so hereinkommt, kommt in einen Ablagekorb
• Alle Dokumente, die per Mail ankommen (z.B. Online-Rechnungen), werden in einem Ordner ABLAGE abgespeichert
• Einmal pro Monat werden alle Dokumente, die nicht per Mail verschickt werden, von den entsprechenden Webseiten abgerufen (Online-Rechnungen, Kontoauszüge usw.) und kommen ebenfalls in den Ordner ABLAGE.
• Für Bedienungsanleitungen von neuen Geräten, Software etc. versuche ich auf den entsprechenden Herstellerseiten oder über Google ebenfalls PDF-Version zu finden. Das klappt eigentlich in den meisten Fällen. Wenn nicht, schreibe ich den Hersteller an
• Wöchentlich wird der Post-Ablagekorb geleert und alle Dokumente eingescannt. Wenn es sehr viele Dokumente sind sortiere ich noch ein wenig vor (z.B. alle nur einseitig zu scannenden Seiten auf einen Stapel, der dann in einem Rutsch abgearbeitet werden kann, die anderen führe ich dann einzeln nacheinander in den Scanner). Das ganze dauert eigentlich immer nur ein paar Minuten. Alle gescannten Dokumente erscheinen ebenfalls automatisch im Ordner ABLAGE.
• Danach werden alle Dokumente aus dem Ordner ABLAGE in Office-N-PDF importiert und dann in die entsprechenden Folder verschoben (Rechnungen, Bank, Auto usw. die Struktur ist natürlich ein wenig mehr untergliedert)
• Dokumente, die relevant für die Steuererklärung sind, versehe ich mit einem entsprechenden Schlagwort, so dass ich sie beim Erstellen der Steuer später schnell griffbereit habe.
• Danach wird der Ordner ABLAGE geleert und die eingescannten Dokumente bleiben noch eine Nacht in einer Mappe, bevor sie dann vernichtet werden. Der Grund dafür ist, dass ich die nächtliche Datensicherung abwarte so dass ich im Notfall die Dokumente noch mal einscannen könnte.
• Dokumente, die man im Original aufbewahren muss (das sind als Privatmann nicht wirklich viele!) wie Versicherungspolicen, Urkunden usw. werden weiterhin in Ordnern abgelegt. Hier möchte ich zukünftig im nächsten Schritt die Dokumente vor dem Scannen mit einer laufenden Nummer versehen und dann einfach hintereinander in einen Ordner ablegen unabhängig davon um welches Dokument es sich handelt. Damit muss man keine eigenen Ordner für verschieden Dokumentenarten mehr vorhalten und findet trotzdem alles schnell wieder.

Am Anfang hat es mich noch etwas Überwindung gekostet, den Papierkram wegzuwerfen. Aber mittlerweile bin ich da schmerzfrei 🙂 Ich habe in der Zwischenzeit auch einen großen Teil meiner alten Dokumente, die noch relevant sind, eingescannt und abgelegt.

Ausgehende Dokumente (z.B. Briefe) werden ebenfalls eingescannt (falls sie nicht eh elektronisch erzeugt wurden) oder gleich als PDF nach Open-n-PDF importiert. Dabei hilft auch die Funktionen “nach Office-n-PDF” drucken, die einen logischen Drucker zur Verfügung stellt in dem man jegliche Art von Dokumenten (aus Office, aus Mailprogrammen usw.) direkt als Dokument nach Office-N-PDF schicken kann (ohne Umweg über eine Datei).

Der Zugriff auf die Dokumente ist von zwei Arbeitsplätzen gleichzeitig möglich (mein PC und der von meiner Freundin). Bisher hat sich das Verfahren gut bewährt. Alle Dokumente sind jederzeit griffbereit und über die Suche sehr schell auffindbar.

Alles in allem hat der Scanner seit Mai 2014 nun 1500 Dokumente eingescannt. Insgesamt liegen im Dokumentenmanagement-System mittlerweile über 2000 Dokumente in 3 Archivdatenbanken (für mich, meine Freundin sowie für Bedienungsanleitungen).

Die persönlichen Archive sind mit einem Passwort geschützt, die PDF-Dateien werden verschlüsselt abgespeichert. Zur Sicherheit liegen die Datenbanken auf einem RAID-1-NAS, werden täglich gesichert und einmal pro Tag noch mit Dropbox synchronisiert. Dies sollte reichen um einem Datenverlust (der natürlich katastrophal wäre) vorzubeugen.

Bei der von mir gekauften Scanner-Version war auch noch ein Adobe Acrobat 11 Standard mit dabei, welches ich nutze um PDF-Dateien zusammenzufassen, Seiten umzusortieren und zu löschen sowie bei ausgehenden Dokumenten (z.B. per Fax oder Mail) meine Unterschrift mit draufzusetzen, so dass ich auch hier keinen Ausdruck mehr erstellen muss.

Ein weiteres Tool, welches ich verwende, ist DropIt. Das Tool überwacht meinen Ordner, in dem die PDF-Dokumente gespeichert werden und nimmt eine automatische Umbenennung dieser Dateien vor. Dies nutze ich z.B. für heruntergeladene Online-Rechnungen oder Kontoauszüge um diesen einen sprechenderen Namen zu verpassen (aus “Kontoauszug_xxxxxxxx_vom_yyyyy.pdf” wird dann z.B. automatisch “BANKNAME Kontoauszug vom yyyyyy.pdf” usw.). Das klappt natürlich nur, wenn die Dateinamen einem bestimmten Format genügen und die gewünschten Infos sich im Namen widerspiegeln. Hier suche ich noch nach einem Tool, mit dem sich auch Daten innerhalb des PDF-Dokuments in der Regel verwenden lassen) Update: Das Umbenennen der PDFs mache ich nun auf diese Weise.

Soviel mal zu dem derzeitigen Stand. Wie gesagt in Zukunft möchte ich noch

• aufzuhebende Papier-Dokumente in fortlaufender Reihenfolge in einem Ordner ablegen
• PDF-Dokumente die per Mail ankommen automatisch abhängen un in den ABLAGE-Ordner packen

Und sicherlich findet sich noch das eine oder andere was man verbessern könnte. Aber bislang bin ich damit schon mal recht zufrieden. Aber wie schon gesagt: Ohne einen richtigen Scanner, hätte ich keine Chance gehabt.

Im zweiten Teil beschreibe ich, mit welchen Tools ich unterwegs auf die Informationen zugreife und wie ich vermeide neues Papier zu erzeugen.