Der papierlose Haushalt / das papierlose Büro (Teil 2)

Im ersten Teil ging es hauptsächlich darum, wie ich meinen Papierkram elektronisch archiviere. Daneben muss man natürlich auch dafür sorgen, kein weiteres Papier mehr zu erzeugen und unterwegs die nötigen Informationen immer dabei zu haben.

Daher möchte ich mal ein paar Tools vorstellen, die mir dabei helfen:

Zu allererst die Hardware:

Mein iPhone 5S oder mein iPad Air 2 ist immer dabei, wenn ich unterwegs bin. Die Geräte synchronisieren untereinander und auch mit meinem Windows-Desktop zuhause.

Wenn ich weiss, dass ich irgendwelche Dokumente benötige, exportiere ich diese aus meinem Archivsystem in einen Dropbox- oder Owncloud-Ordner der automatisch mit der Software Goodreader auf meinen iOS-Geräten synchronisiert. Damit habe ich alle Dokumente dabei und kann diese Anschauen, Durchsuchen und auch Anmerkungen verfassen, Text anstreichen usw. Mit dieser Software lese ich auch Bedienungsanleitungen von neuen Geräten (wenn ich das denn mal wirklich tue) oder habe sie zumindest unterwegs dabei, falls ich doch mal was nachschlagen muss.

Wenn ich schnell mal was notieren muss, was ich früher auf einen Schmierzettel oder ein PostIt geschrieben hätte, nutze ich Simplenote.  Geniales Tool, ohne Schnörkel, auf allen wichtigen mobilen Plattformen verfügbar und auf dem Desktop über Browser zu nutzen. Und es ist kostenlos … Sobald man etwas schreibt, ist das auch auf allen anderen Geräten mehr oder weniger in Echtzeit sichtbar. Man kann die Notiz mit jemandem teilen, in dem man einfach die Mailadresse als Tag benutzt. Der andere bekommt dann einen Link und sieht sofort was ich gerade schreibe.

Für größere Mitschriften habe ich bei mir das Tool Notability auf dem iPad installiert. Muss aber gestehen, dass ich es bislang noch nicht so oft wirklich genutzt habe. Das gleiche gilt für meinen Eingabestift, den Kensington K39305EU Virtuoso. Den habe ich zwar auch immer dabei, aber ich nutze mehr die Kugelschreiber-Seite 🙂

Für meine Taskliste nutze ich schon lange Remember The Milk (Pro-Version). Zugegeben, die Web-Oberfläche ist derzeit noch ziemlich gewöhnungsbedürftig, aber ich kann versprechen, das wird sich bald ändern. Ich bin Beta-Tester der neuen Version und die macht einen sehr guten Eindruck, mehr darf ich leider hier noch nicht erzählen. Ich habe schon viele ToDo-Apps durchprobiert aber und keines war aus meiner Sicht so flexibel wie RTM.

Neu in meiner Sammlung ist seit einiger Zeit Evernote. Meinen Account habe ich zwar schon ziemlich lange, aber irgendwie hatte ich nie wirklich einen Draht dazu gefunden. Aber seit einigen Wochen habe ich damit begonnen, alles was mir so über den Weg läuft, von dem ich denke, ich könnte es irgendwann mal gebrauchen, dort zu speichern. Das können Webseiten sein (z.B. Reisetips, Tips zu Fotografie, zu Restaurants  usw..) aber auch Dinge im “realen Leben”. Davon mache ich dann einfach ein Foto mit der Evernote-App, ein paar Schlagworte dazu und so finde ich es hoffentlich mal wieder wenn ich es brauche. Evernote ist wirklich sehr vielseitig und ich denke, ich habe noch nicht alle Anwendungsmöglichkeiten für mich herausgefunden. Das Wichtigste für mich ist aber jetzt erst mal, das ich alle Informationen an einem Ort speichere und nicht wie bisher überall verstreut.

Und weil neulich mal jemand fragte, was ich als Kalender-App einsetze:

Auf dem Desktop zuhause nutze ich den Google Kalender im Browser für private Termin, und IBM Notes geschäftlich 😉 Auf dem iPhone nutze ich Agenda Calendar 4, und auf dem iPad Calendars. Auch hier habe ich viele Apps durchprobiert und mit diesen komme ich am Besten zurecht. Das ist aber vermutlich Geschmackssache. Was mir definitiv aber nicht gefällt sind die native-iOS-Kalender-Apps, weder auf dem iPhone noch auf dem iPad.

Das waren so meine wichtigsten Tools mit denen ich versuche der Informationsflut Herr zu werden, ohne irgendwelches Papier zu generieren. Anfänglich war es ein wenig schwierig und ich habe mich immer mal wieder ertappt, wie ich etwas auf Papier aufgeschrieben habe. Mittlerweile klappt das aber ganz gut. Vor allem beim iPhone hat viel dazu beigetragen, dass die Diktierfunktion von iOS recht gut funktioniert (die nutze ich in letzter Zeit nicht nur für Notizen und Tasks sondern auch immer öfter beim Schreiben von SMS und Mails).